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/ MacFormat 1994 November / macformat-018.iso / Demos / M.Y.O.B. Accounting Demo / M.Y.O.B. Demo / M.Y.O.B. Demo.rsrc / STR#_10218.txt < prev    next >
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Text File  |  1994-08-31  |  3.2 KB  |  121 lines
  1. Recurring Check Transactions
  2.  
  3. Use Write Checks to record recurring check transactions.
  4.  
  5.  
  6.  
  7. Checks that must be written time and again‚Äîlike payroll or rent‚Äîare best saved 
  8.  
  9. as recurring transactions.  When you save a check as recurring, M.Y.O.B. puts a 
  10.  
  11. copy of it in a separate list of recurring transactions.  Anytime you need to write 
  12.  
  13. one, just click Use Recurring, verify the date, check number, and amount and 
  14.  
  15. post it.  There is no need to reenter the transaction detail (although you may if 
  16.  
  17. you wish).
  18.  
  19.  
  20.  
  21. ÀáSave as RecurringÀá
  22.  
  23. Every recurring check needs a name.  M.Y.O.B. enters the first line of the memo 
  24.  
  25. field as a default name.  The list of recurring transactions is kept in alphabetical 
  26.  
  27. order.  Use the default name or enter your own, up to 30 characters.  
  28.  
  29. Additionally, you should specify the frequency of the transaction.  If you do, 
  30.  
  31. M.Y.O.B. includes a reminder in your To-Do list and adjusts for it on your Cash 
  32.  
  33. Flow Worksheet.
  34.  
  35.  
  36.  
  37. ÀáNote:Àá  If you save a check as recurring with the incorrect name or frequency, do 
  38.  
  39. not re-save it.  Click Use Recurring, select the transaction and click Edit.
  40.  
  41.  
  42.  
  43. ÀáNote:Àá  Any recurring transaction with a frequency of 'Other' is not included in 
  44.  
  45. your To-Do List or Cash Flow Worksheet.
  46.  
  47.  
  48.  
  49. ÀáUse RecurringÀá
  50.  
  51. Click Use Recurring and your recurring check transactions are displayed 
  52.  
  53. alphabetically by name.  M.Y.O.B. lists every transaction frequency, date last 
  54.  
  55. recorded and due date.  Due date is calculated by taking the date last recorded and 
  56.  
  57. adding the number of days in the frequency (adjusted forward if the day is a non-
  58.  
  59. business day).  If there is an asterisk after the due date, it means that the 
  60.  
  61. transaction is currently overdue.  It is for your information only.  M.Y.O.B. 
  62.  
  63. doesn‚Äôt care if you record it or not.
  64.  
  65.  
  66.  
  67. To search for a transaction, type a few letters of its name and press Tab.  
  68.  
  69. Double-click the desired transaction or select it (with a single click) and press 
  70.  
  71. Return.  The transaction is displayed, ready to be modified (if needed) and 
  72.  
  73. recorded.
  74.  
  75.  
  76.  
  77. ÀáNote:Àá  The payee and transaction detail (accounts, amounts, etc.) of a recurring 
  78.  
  79. check are the same as the last time it was recorded.  The date and check number 
  80.  
  81. are changed to their current default values.  Feel free to change any entry before 
  82.  
  83. recording. 
  84.  
  85.  
  86.  
  87. ÀáNote:Àá  You need only save a transaction as recurring once.  You should not save it 
  88.  
  89. as recurring every time you record it.
  90.  
  91.  
  92.  
  93. ÀáChanging a Recurring TransactionÀá
  94.  
  95. To change a recurring transaction‚Äôs name or frequency, click Use Recurring, 
  96.  
  97. select the transaction and click Edit.  To change the detail (payee, accounts, 
  98.  
  99. amounts, etc.) of a transaction, wait until the next time you need to use it.  When 
  100.  
  101. it is displayed, change it before recording.  The next time you use it, the new 
  102.  
  103. detail will be displayed.
  104.  
  105.  
  106.  
  107. ÀáDeleting a Recurring TransactionÀá
  108.  
  109. To delete a recurring transaction from your list, click Use Recurring, select it 
  110.  
  111. and click Delete.
  112.  
  113.  
  114.  
  115. ÀáNote:Àá  Deleting a recurring transaction only deletes it from your list of 
  116.  
  117. recurring transactions.  All actual transactions recorded previously using this 
  118.  
  119. recurring transaction are not affected. }
  120.  
  121.